office_daten_vs_druckdatenOft werden Visitenkarten, Flyer und ähnliche Drucksachen in Microsoft-Office­-Programmen wie Word, Power Point oder Excel erstellt­ und als Office-Datei an eine Druckerei geliefert. Zu Hause auf dem Tinten­strahl- oder Laserdrucker sah alles klasse aus, und die Datei ließ sich ohne Probleme ausdrucken. Böses Erwachen also, wenn die Druckerei anruft und die Quali­tät der Daten bemängelt.
Warum aber sind Office-Daten für den professionellen Druck  ungeeignet, warum werden sie von Drucker­eien nicht gerne­ verarbeitet?

Der Name ist Programm: Office
Die Microsoft-Office-Programme sind keine professionellen Layoutprogramme. Office-Programme sind ausschließlich für Büroanforderungen konzipiert und somit nur für Laser- und Tintenstrahldrucker ausgelegt. Daher ist es nicht verwunderlich, daß die Office-Programme keine zuverlässigen Daten für professionellen Druck liefern.

Farbe
Eine Druckmaschine erzeugt durch den Zusammendruck der vier Farben Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz (CMYK) das farbige Bild. Die Microsoft-Office-Programme verfügen nicht über diesen CMYK-Farbmodus, sondern arbeiten mit ihrem internen RGB-Farbmodus (Rot, Grün, Blau) wie ihn auch Digitalkameras verwenden.

office_daten_vs_druckdatenDarüber hinaus kann ein Office-Dokument keine Sonderfarben enthalten. Ein Logo in einer fest definierten Hausfarbe einzubinden, ist beispielsweise schier unmöglich.
Aber Vorsicht: Auch wenn ein RGB-Bild in einem Bildbearbeitungsprogramm in den CMYK-Farbmodus umgewandelt wird, so wird es beim Platzieren in Office wieder in den RGB-Farbmodus zurückgewandelt.

Bilder
Eingebettete Bilder werden unsauber komprimiert und zu niedrig aufgelöst (72 ppi), da sie nur für gewöhnliche Desktop-Drucker optimiert werden. Zudem werden sie, wie schon erwähnt,­ im RGB-Farbmodus eingebunden und ausgegeben.
Ein weiteres Problem stellen randabfallende Bilder dar.
office_daten_vs_druckdatenRandabfallend bedeutet, daß Flächen oder Bilder die bis an den Rand gedruckt werden sollen über den Rand hinaus reichen müssen, um in der Weiterverarbeitung Schneid­toleranzen auszugleichen. Derartige Optionen sind in den Office-Programmen­ nicht vorgesehen.

Textfluß
Word-Dokumente werden in den verschiedenen Programm-­Ver­sionen und Computer-Plattformen unterschiedlich wieder­gegeben. Die gestalteten Seiten sehen nicht auf allen Rechnern gleich aus. Das Aussehen richtet sich nach dem definierten Ausgabegerät,­ den jeweiligen Voreinstellungen (z. B. für den Tabulator), aber auch nach den verwendeten Schriftarten. Der Teufel steckt ja bekanntlich im Detail und so ist es nicht ungewöhnlich, daß Schriften mit gleichem Namen – aber feinen Unterschieden – auf den Rechnern existieren können.
Zeilen- und Seitenumbruch können also trotz ein und derselben­ Datei auf unterschiedlichen Rechnern anders aussehen.

Aufbereitung für den Druck
Um die erwähnten Schwierig­keiten abzuschwächen bzw. zu beheben, ist ein erheblicher Zeitaufwand nötig. Da man nicht vorhersagen kann, welche Probleme bei einer Office-­Datei auftreten,­ ist und bleibt dieser Aufwand unkalkulierbar.
Aufwand bedeutet Arbeitszeit und diese wiederum bedeutet Kosten. Im schlimmsten Fall ist es viel Geld, das sie für die Aufbereitung ihrer eigenen Daten aufbringen müssen.

Tipp
Sind sie dennoch darauf angewiesen ihre Druckdaten in O­ffice-Programmen­ zu erstellen, so ist es in jedem Fall sehr lohnenswert, sich mit dem Thema PDF und deren Erzeugung zu befassen.­ Ihr Geldbeutel wird es ihnen danken.

pdf
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2 Kommentare
  1. Kai sagte:

    Sehr geehrter Herr Gruber,

    vielen Dank für Ihr Lob! Sie dürfen das PDF gerne weiterempfehlen :-)

    Sie haben natürlich recht. PDF ist nicht gleich PDF. Ein paar Worte dazu schrieb ich auch in „Pixel vs. Vektoren. Alle von Ihnen beschriebenen Probleme bei der Erstellung eines PDFs aus Office Programmen sind nicht wegzureden. Daher ist der Einsatz einer professionellen Anwendung unumgänglich. Anderenfalls sollte man sein Manuskript dann doch lieber von Profis aufbereiten lassen. Office ist und bleibt eben Office und wird egal wie nicht zum professionellen Layout Tool.

    Vielen Dank für den Kontakt und die Anregung,
    Kai Düppe

  2. Michael Gruber sagte:

    Eine sehr schöne Zusammenfassung der Probleme, die bei der Druckdatenerstellung in Office-Programmen auftreten können (und werden!), einen Punkt möchte ich hier aber dennoch loswerden:
    Auch die Office-Datei in ein pdf umzuwandeln ist meistens keine Lösung.
    Die Druckauflösung wird dadurch nicht besser, Schriften werden unter Umständen nicht eingebettet und die RGB zu CMKY Konvertierung ist auch eher mangelhaft. Einige der gratis-pdf-tools sind darüber hinaus nicht einmal in der Lage, das Layout der Datei korrekt im pdf abzubilden.

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